El uso de Excel se ha convertido en una herramienta primordial en muchas áreas de trabajo gracias a su gran versatilidad, pues la utilidad de esta hoja de cálculo que forma parte de Office Word, el paquete ofimático desarrollado por Microsoft, facilita muchas tareas de organización de datos tanto personales como empresariales, a través de sus diferentes opciones como la plantilla de factura Excel.
Las plantillas para factura Excel nos ayudan a organizar la facturación de los productos de la empresa de una manera más eficiente, en la cual podemos incluir muchos datos de acuerdo al tipo de productos, bienes y servicios ofrecidos por el negocio. Si quieres aprender más a continuación te mostramos.
¿En qué consiste una plantilla de factura de Excel?
Una plantilla de factura Excel es un formato de facturación construido sobre una hoja de cálculo, la cual contiene una serie de ítems para organizar datos comerciales y fiscales como el tipo de producto, cantidad de productos, bienes o servicios adquiridos por el cliente, precio e IVA, entre otros, que son completamente configurables a las necesidades y requerimientos de cada usuario.
¿Cómo usar las plantillas de Excel para facturaciones?
Para usar las plantillas de Excel de facturación de forma adecuada, solo debes introducir los datos generales y los datos fiscales en las celdas correspondientes, así como también las fórmulas que sean necesarias aplicar.
Estas plantillas como ya dijimos anteriormente son editables y personalizables, por lo cual al iniciar su uso, puedes agregar el nombre de tu negocio y todos los datos exigidos por la ley para la emisión de facturas.
Entre los principales datos que contiene una factura en Excel tenemos:
- Nombre o razón social del emprendimiento.
- Fecha.
- Dirección.
- Datos del cliente.
- Nro. de factura.
- Importe total.
- I.V.A.
6 Principales funciones de las plantillas de facturas
Las plantillas de facturas en Excel poseen muchas funciones, ya que son fundamentales para llevar un monitoreo eficaz del estado de la empresa. Entre las principales funciones de este tipo de plantillas tenemos:
- Organizar la información y contabilidad de la empresa o negocio (ingresos, egresos, gastos, etc).
- Permite utilizar un modelo estándar aplicable a todas las operaciones realizadas por la empresa.
- Llevar un control detallado de las compras y las ventas nacionales e internacionales.
- Establecer una prueba física de los movimientos comerciales y tributarios de la empresa a fin de cumplir con las obligaciones legales a nivel fiscal.
- Proporcionar un sistema de facturación completo y eficiente, adaptado a las necesidades de la empresa.
- Modificar la información de la factura en caso de ser necesario sin pérdida de datos.
Los tipos de facturas más usados
Existen diversos tipos de facturas elaboradas en Excel, cada una para una función específica, entre los cuales podemos mencionarte 3:
Facturas básicas
Constituyen el tipo de factura más utilizado, y contiene datos como la identificación o logotipo de la empresa, dirección, datos del cliente, tipo de compraventa, totalidad de precio, entre otros.
Factura básica con precio unitario
Este tipo de factura es muy simple, además de los datos básicos, refleja el precio unitario del producto o servicio.
Factura de servicios
Es ideal para profesionales como abogados y contadores, así como también para quienes desempeñan algún oficio como los electricistas y fontaneros, que prestan un servicio de forma particular y que requieran emitir una factura legal. Además, se caracteriza por poseer suficiente espacio para la descripción del servicio prestado.
Facturas rectificativas
Son las facturas emitidas por el negocio en las ventas a crédito y con pago de depósito que establecen plazos para el pago del producto adquirido.